Inventário e monitoramento preservam os bens da associação, economizam recursos financeiros e geram impactos sociais e ambientais em todo o estado de SP
Por Andréa Ascenção
Bens cuidados são bens preservados. Mas, afinal, o que são bens? Tudo o que a AFPESP possui, desde uma cadeira (bem móvel) até um terreno (bem imóvel), faz parte do patrimônio da associação, mas os bens não são todos iguais. Há bens que são intangíveis como a marca AFPESP ou os softwares adquiridos para os colaboradores utilizarem no dia a dia. Para que os bens durem o máximo possível e permaneçam em boas condições, evitando desperdícios, a AFPESP, adquiriu a licença de um sistema próprio para controle patrimonial, que realiza, anualmente, o inventário dos bens, além de visitas técnicas a cada três meses para validar o inventário.
Em abril de 2019, quando Nedda Gradim assumiu interinamente a Coordenadoria de Patrimônio da AFPESP, estudou as informações disponíveis sobre os bens da AFPESP e, posteriormente, juntou-se à supervisora Marcia Fernanda Almeida Santos no curso Inventário Físico do Ativo Imobilizado, ministrado por Glauco Oda, CEO na AFIXCODE. Dessa maneira, ambas se prepararam para criar procedimentos a fim de melhorar o controle patrimonial da associação. “Estabelecemos rotinas que passaram a ser adotadas para: a imobilização de ativos móveis e imóveis de natureza permanente, destinados à utilização nas operações sociais e que não são destinados à venda; transferências de bens ou de responsabilidade, emplacamento de bens, inventário físico e baixas de bens obsoletos ou em desuso”, contou Nedda Gradim.
Economia
Em novembro de 2019 teve início a primeira fase do Portal Patrimônio, um projeto na intranet da AFPESP, cujo objetivo é fazer a gestão dos bens da entidade. Primeiro os bens móveis são identificados, depois catalogados e, por fim, quando considerados ociosos, são disponibilizados no Renove Aqui, que desde o dia 12 de fevereiro de 2020, funciona como uma espécie de catálogo virtual para que os colaboradores da associação possam solicitar bens ociosos, ou seja, reutilizar móveis ou maquinários que estejam parados e em boas condições. Assim, evitam a compra desnecessária de novos bem. Por meio do Renove Aqui também é possível realizar a transferência de bens (entre empresas ou departamentos), a baixa de bens, a saída temporária (quando um bem sai para conserto ou é emprestado para outras unidades/departamentos), a reserva de bens ociosos e o histórico de movimentações.
Controle físico
A criação do Manual de Emplacamento e Identificação permitiu a identificação de bens móveis da AFPESP por meio da colagem de plaquetas que contém uma série de números, um código de barras e uma cor específica. Nos ativos imobilizados (bens que foram incorporados no Cadastro de Ativo Fixo) são fixadas placas na cor cinza. Os bens que não são considerados ativos imobilizados por terem valor menor a R$ 1.200,00 ou vida útil inferior a um ano recebem uma placa laranja. Já os itens de decoração (vasos, tapetes e quadros) têm uma placa azul.
“É o nosso cuidado que torna os bens realmente servíveis. Por isso, desenvolvemos também esse senso de responsabilidade nos nossos colaboradores. Os gestores, por exemplo, se comprometem a seguir um termo de responsabilidade sobre os itens localizados fisicamente nos respectivos departamentos, assim tornaram-se peças-chave na missão de preservar o patrimônio da instituição”, disse Santos.
Com uma gestão transparente, o presidente da AFPESP, Álvaro Gradim, disse que: “Atualmente, a Coordenadoria de Patrimônio administra e controla 82.958 bens da AFPESP, sendo 64.425 bens do ativo imobilizado, 13.169 bens de controle físico e 5.364 bens de decoração”.
Nova tecnologia
Com a implantação do software AfixBase e do aplicativo AfixInv, ambos da AFIXCODE, em 28 de março de 2019, o acervo patrimonial da AFPESP passou a contar com fotos e informações mais detalhadas sobre a localização de cada bem. “Hoje é mais fácil localizar os bens. Usamos aplicativo e um leitor de código de barras que coleta todos os dados. Já o sistema AfixBase permite gerar vários tipos de relatórios dos bens inventariados para maior controle. Adquirimos a licença do software, pois é a melhor ferramenta do mercado, usada pela Coca-Cola, McDonald’s, Globo, Nestlé, Carrefour, Johnson & Johnson”, apontou a supervisora da Coordenadoria de Patrimônio.
Campanha Controle Patrimonial
De 04 de janeiro até 30 de setembro, a Coordenadoria de Patrimônio realizará o inventário físico patrimonial de 2021. Neste período, os bens da AFPESP serão revisados e os bens adquiridos recentemente serão catalogados. Por isso, é imprescindível contar com cada associado e colaborador da AFPESP para que os móveis e objetos não sejam movidos. Por exemplo, se uma cadeira ou um maleiro são levados para outro cômodo de uma unidade de lazer, o inventário precisa ser refeito.
Fique atento(a)!
Todos os andares que estiverem sendo inventariados terão um comunicado em banner avisando quem são os colaboradores responsáveis pelo inventário e o período em que a unidade realizará esse controle patrimonial.
Impactos social e ambiental
Quando não há mais possibilidade de uso de um bem em uma das unidades de AFPESP é dada a baixa. Isso significa que esse bem pode ser doado ou encaminhado para descarte ecológico, cujo objetivo é ajudar a preservar o meio ambiente, como aconteceu com móveis mofados e/ou com cupim da Unidade de Lazer AFPESP Itanhaém.
Recentemente, no dia 19 de janeiro, 521 bens da Unidade de Lazer AFPESP Socorro foram destinados ao Fundo Social de Solidariedade do município de Socorro. A fim de padronizar os móveis dos apartamentos do 1º ao 3º andares, 206 camas e bicamas; 63 guarda-roupas; 63 baús; 63 escrivaninhas e 126 mesas de cabeceira foram substituídas por peças mais modernas. Por isso, após visita, os membros da Comissão Técnica, formada pelos conselheiros Benedito Vicente da Cunha e Mucio Rodrigues Torres, pela supervisora da Coordenadoria de Patrimônio, pelo analista Elcio de Oliveira Sanches e pela gerente da unidade de lazer, Katia Santa Izabel Ferreira – fiscalizaram os bens e oficializaram a doação, que beneficiará os munícipes mais carentes.
